概要

裁判のIT化が閣議決定された今、司法の分野でもますますデジタル化が進むことが確実になりました。AOSデータルームは、経済産業大臣賞を受賞した高いセキュリティ技術力を使って構築されたセキュアなファイル共有サービスです。企業の法務部門、弁護士、士業の皆様が安心して裁判資料や機密情報を社内・外の方と共有していただくことができます。また、データを容易に検索できるOCR機能や操作性の高いドキュメント管理機能、わかりやすい権限管理機能などにも定評があります。

■法務部門や弁護士、士業の「働き方改革」を妨げる紙の資料

多くの企業では、働き方改革を進めるためのフリーアドレス制の導入やオフィス改装のために、膨大なスペースを専有していた紙の資料を減らしています。働き方改革を進展させるために、ペーパーレス化を促進しているのです。そのため、最近は多くの会社で机上に山積みとなった紙の資料、書類で溢れかえったキャビネットを見かけることが減ってきているように思います。

しかし、法務部門や弁護士事務所ではそういうわけにはいきません。なぜなら、裁判の際に裁判所に提出する訴状や証拠資料は未だに紙ベースだからです。ある弁護士事務所では、弁護士さん一人あたり年間2万枚〜3万枚のコピーを利用しているそうです。これでは、どんどん書類が溜まっていってしまいます。そして、紙の利用は印刷代や保管場所の問題だけでなく、郵送・ファイリング・廃棄管理の手間などのコストも計りしれません。

このように、裁判手続きが未だに紙ベースであることのしわ寄せが、企業の法務部門や弁護士事務所にいっているのです。ただ、この非効率な状況が大きく変わろうとしています。2017年の6月に「裁判のIT化を進めること」が閣議決定されたのです。

■裁判のIT化が閣議決定

数年前から指摘されていることではありますが、諸外国と比べても明らかに日本の裁判所のIT化が遅れています。経済界等からの要望もあり、ついに2017年6月に「裁判のIT化を進めること」が閣議決定されました。

閣議決定後行われている専門家検討会において、日本の裁判所のIT化がアメリカ、シンガポール、韓国、ドイツなどと比べて大幅に遅れていることが改めて報告されています。例えば、ドイツでは、裁判所から紙が消える日が近づいているそうで、2022年1月までに裁判所に提出される書面は全て電子化されるとのことです。

専門家検討会では、これからどのように裁判のIT化を進めていくかを議論されているわけですが、紙中心のやり取りの非効率性だけでなく、デジタル化した場合のメリットも議論されています。

■デジタル化に最適!AOSデータルームの便利な機能

紙の書類をデジタル化した場合のメリットは、印刷代・郵送代・保管に関わる費用の削減だけではありません。デジタル化することにより、これまで紙中心の管理ではできなかった様々なことが可能になります。

1.OCR機能による業務改善

AOSデータルームに搭載しているOCR機能を使うと、紙をスキャニングした文書に記載されている文字が、全てテキスト化され、全文検索の対象となります。

Googleなどの検索エンジンで検索するのと同じように、AOSデータルームに取り込まれた全文書を検索できるようになるのです。つまり、膨大な文書から必要なデータを一瞬で探すことができるようになります。

2.ドキュメントリクエスト機能

ファイルのやり取りを繰り返しメールで行うことも意外と手間のかかる作業です。また、機密情報や個人情報が書かれたファイルをメールでやり取りすることは様々なリスクがあります。「宛先を間違えて送信してしまったどうしよう」「途中で盗聴されたらどうしよう」といった不安と隣り合わせの作業です。

AOSデータルームでは、AOSグループが警察との仕事で培った技術力により、高度なセキュリティ環境が構築されています。社内・外の方との資料の受け取り・返信を通信経路が暗号化されたセキュアな環境でスムーズに行うことが可能です。さらに、全ユーザーの操作ログを証拠として保存するため、情報漏洩することなく、安全に資料を保管することができます。

3.権限管理

AOSデータルームでは、フォルダ単位での権限管理やユーザーグループ単位でのアクセス制限やダウンロード制限を行うことができます。

さらに、ユーザー権限ごとのドキュメントのエクスポート、ファイルを編集できないようにするための自動でのPDF化といった細やかな権限管理を行うことが可能です。そのため、必要な文書を必要な相手と思い通りに共有することができるようになります。

■AOSデータルームは司法分野でも安心のファイル共有サービス

裁判のIT化により、今後司法の世界においてもデジタル化が進んでいきます。デジタル化により検索が容易になるなど、紙中心の世界ではできなかったことが可能になります。利便性は間違いなく向上するでしょう。しかし、裁判資料のようなセンシティブな情報や機密情報を扱う上では、利便性だけではなく、情報漏洩を起こさない高度なセキュリティ環境を欠かすことができません。

AOSグループは1999年から警察・検察などの捜査機関と協力し、犯罪の捜査や情報漏えいの調査等、数多くの実績をあげております。 2015年にはその実績から経済産業大臣賞を受賞しました。AOSデータルームは高い技術力で裁判資料も共有できる安心のファイル共有サービスをご提供しています。