コメント機能 AOSデータルームの使い方

コメントは、もともとはプログラムなどのソースコードの合間に、解説やヒントなどを目的として挿入する(一般的には)短い文章のことです。最近で、グラフィカルなインターフェイスにより、フキダシのような形式でコメントを挿入することができるようになりました。
AOSデータルームでも、コメントを使うことができます。コメントを使うには、権限を付与する必要があります。管理者でログインし、[ルーム管理]メニューから[ルームグループとフォルダのアクセス権限]を選択します。[ルームの権限]タブで、[コメント]にチェックを入れます。

[ルームの権限]タブで[コメント]を使用可能に



これで、コメント機能が利用可能になります。実際に、コメントが挿入されている文書のコンテキストメニューを表示させると、[コメントを表示]があります。
メニューに[コメントを表示]


新規コメントの入力画面

逆に、コメントを使用する権限が付与されていない場合には、メニューに表示されません。
コメントの使用権限がない場合のメニュー



繰り返しになりますが、ユーザーやグループによって、使用できる機能を細かく設定することができるのが、AOSデータルームの特徴の1つでもあります。
では、実際にコメントを表示してみましょう。[コメントを表示]を選択します。
コメントを表示



コメントを表示するには、別の方法もあります。ドキュメントリストをよく見ると、左の3つのアイコンのうち、中央のアイコンが青くなっています。このアイコンをクリックすることで、コメントが表示できます。また、コメントを使用しているのであれば、ドキュメントリストをカスタマイズしてもよいでしょう。まず、ドキュメントリストの列名(ID、ファイル名)の付近で右クリックし、コンテキストメニューを表示します。
列名のコンテキストメニューを表示



メニュー内の[列の選択]を選択します。さらに、[フィールドの選択]というポップアップ画面が表示されます。
[フィールドの選択]が表示



いくつかの項目が並びますが、ここから「コメント数」を列名の右端にドラッグ&ドロップします。
「コメント数」を追加



列幅は、列と列の間にマウスポインタをフォーカスさせると、左右の矢印が表示されます。ここで、ドラッグすると列幅を変更できます(いちばん左のコメントカラムはできないこともあります)。
列幅を調整



表示されるブラウザ画面などに合わせ適切に調整します。
コメントの入力は、[新規コメント]をクリックします。コメントが未入力の場合も同様です。その場合は、コメントが表示されません。
コメントが未入力な場合のコメント表示



「表示されるデータがありません」と表示されますが、[新規コメント]ボタンは機能していますので、同じ手順となります。[新規コメント]をクリックすると、「新規コメント」のポップアップ画面が表示されます。
新規コメントの入力画面



コメントを入力していくと、グレーアウトしていた[OK]ボタンが、使用可能になります。デフォルトでは、[プライベート]にチェックが入っています。この機能を有効にすると、そのコメントは個人扱いとなり、他のユーザーには表示されません。情報共有のためにコメントを利用するのであれば、チェックは不要です。こうすることで、コメントの権限を持つすべてのユーザーから閲覧が可能となります。
コメントの編集・削除は、コメントの下に配置された[コメントの編集]、[コメントの削除]から行います。自分のコメントにのみ表示されており、他のユーザーのコメントに対しては、編集や削除ができないようになっています。
コメントの編集・削除



[コメントの編集]をクリックすると、「コメントの更新」ポップアップ画面となります。コメントの入力とほぼ同じ状態となります。
コメントの編集



編集した結果です。
編集後のコメント



最後のコメントが変更されているのがわかります。[コメントの削除]をクリックすると、削除の確認が表示されます
コメントの削除



一度、削除すると、元には戻せません。しっかりと確認をして、操作します。
コメント内での検索も可能です。「コメント作成者」「コメント日」「コメントのテキスト」の3つの項目があります。その下のテキストボックスに、検索文字列を入力して、検索を行います。
コメントの検索



テキストボックスの右にある「▼」アイコンをクリックすると、フィルター行メニューが表示されます。ドキュメントリストでのフィルター行メニューと同じです。
検索のためのテキストボックスやフィルター行メニューが表示されない場合は、検索項目名の近くで右クリックし、コンテキストメニューを表示させます。
コンテキストメニューを表示



[フィルター行]と[フィルター行メニュー]をクリックして、白に反転させます。
ルームでの[詳細検索]からもコメントのテキストを検索が可能です。
[詳細検索]からコメントのテキストを検索



タグ機能と組み合わせることで、よりレベルの高い文書管理を行うことができます。コメント機能も、使いこなしたい機能の1つです。