概要

監査報告業務において、現場スタッフが抱える課題と解決方法をご紹介しています。監査報告業務では、それぞれの分野での専門家で意見が食い違うことがよくあります。タイトな期限が決められているので、現場スタッフは素早い調整作業が必要です。AOSデータルームは、効率の良い情報共有機能、コメント機能、検索機能などで監査報告業務のスピードアップをサポートします。

■専門家間での調整が大変な監査報告業務

企業が監査報告を受ける上では、顧問弁護士、公認会計士、コンサルタント、サービスプロバイダー、企業の担当者の間で情報共有をしながら進める必要があります。例えば、公認会計士の方が会社法や証券取引法といった法律と会社が処理した内容を照らし合わせてチェックします。そして、指摘があった場合には、どのように処理していくか関係者間で相談して進めていくのです。

法律的な指摘であった場合には、顧問弁護士の先生に相談します。また、税金に関する内容であれば、税理士の先生に相談することになります。ここで、問題となるのが、関係者の間で意見が食い違うことがあることです。それぞれの立場によって相反する内容が出てくることもあります。

そのため、監査報告業務を行う現場のスタッフの方は、この意見の食い違いを調整することに日常的に苦労しているそうです。しかも、タイトな期限が決められています。現場の意見の食い違いをうまく調整しながらも、期限内に終わらせなくてはいけないというプレッシャーは相当なものです。

■最新の情報をリアルタイムに確認

監査報告業務において、関係者の意見を調整しながら期限内に完了させるためには、リアルタイムでの情報の受信が欠かせません。それぞれの専門家たちの中で意見の食い違いを発見した場合には、すぐに調整する必要があるからです。

そこで、便利なのがファイル更新時の通知機能です。AOSデータルームには、特定のフォルダにあるファイルが更新されたタイミングでメール通知してくれる機能があります。あらかじめ指定した関係者に、最新情報を漏れなく伝えることが可能です。

また、アップロードされたファイルにコメントも添えることができます。フォルダに保存されているファイルがどういった資料で、関係者がどういう意見を持っているかといった補足情報を時系列で確認することが可能です。さらに、いつ誰がどの資料を見たかという操作履歴も保存されていますので、確認漏れも防ぐことができます。

■欲しい情報をすぐに見つけられる検索機能

監査報告業務では、膨大な資料が共有されます。被監査企業の経理関係書類のほか、業務に
関する契約書、マニュアルなど多岐にわたります。膨大な関連資料の中から、必要な情報を見つけ出すのも一苦労です。

しかし、AOSデータルームは、すぐれたファイル検索システムを搭載しているため、必要な情報をすぐに見つけることが可能です。キーワードを入力して検索するだけで、必要がファイルをすぐにリストアップできます。

さらに、万が一資料が紙であっても、PDF化したデータをアップロードするだけで、紙の資料に印刷されていた文字をコンピュータで読み取れるテキストデータに変換し、全文検索の対象とすることも可能です。

■機密性の高い情報を確実に保護

もちろん、AOSデータルームは監査報告業務のスピードアップするだけではありません。監査報告業務でやり取りされる機密性の高い情報を外部に漏洩させないためのセキュリティ機能も充実しています。

AOSデータルームは、国内最高レベルのデータセンターを使用し、データや通信経路の暗号化を行っています。さらに、二段階認証や強固なパスワードポリシーなどで高レベルなセキュリティ環境で情報漏洩を防ぐことが可能です。

また、ダウンロードしたPDFに社外秘やユーザー名、メールアドレスといった透かしを入れることができます。万が一情報が流出した場合には、いち早く流出経路を特定し被害の拡大を防ぐことが可能です。