バーチャルデータルーム(VDR)とは何か

バーチャルデータルーム(VDR)は一言でいえば、クラウド上に配置された仮想的なデータルームになります。近年、より多くの資料や知的財産が、電子化されるようになりました。そのようなデータを効率的に、さらに安全に共有するための仕組みともいえます。

具体的な事例で説明してみましょう。たとえば、あるファイルがあります。そのファイルに対し、以下のような細かいアクセス制御をかけることが可能です。

  • ファイルの存在すら見せない
  • すかし付きで、閲覧可能
  • すかしなしで、閲覧可能
  • すかし付きでPDF化し、ダウンロード可能
  • すかしなしでPDF化し、ダウンロード可能
  • ネイティブの状態で、ダウンロード可能

「ファイルの存在すら見せない」の設定をすると、その設定をされたユーザーはファイルの存在すら確認できません。つまり、流出といった事故が発生する可能性はきわめて低くなります。逆に、そのファイルを修正や変更を行う必要があるユーザーには、「ネイティブの状態で、ダウンロード可能」の設定をします。VDRでは多くの場合、PDFに変換をして閲覧可能にします。これは、ユーザーが内容の修正を行えないようにするためです。このように、適切な権限や職務を持ったユーザーにのみ、適切なアクセス権を付与することで、職務の遂行に支障がでないようにします。

こういった設定をユーザーやグループ単位で行うことができます。データ自体へのアクセス権の制御によって、情報の流出を防ぐことも可能ですが、すかし機能を使うことで、誰が閲覧しているかなどの情報をPDFに付加することにより、流出元の特定がされやすく、抑止効果も期待できます。
特に効果を発揮するのは、外部の人間とのデータの共有です。基本的にデータへのアクセスはWebブラウザを経由して行います(したがって、Webブラウザが動作すれば、デバイスの種類を選ばない)。通信経路は暗号化されていますので、盗聴される心配はありません。社内のユーザーでも、外部のユーザーでも、アカントを作成すれば、まったく同じ方法でシームレスに利用できるようになります。結果として、安全なデータ共有が可能になります。


AOSデータルームとメール、クラウド文書管理サービスとの比較

保存されたデータは、ルーム管理者により、細かくアクセス制限がかけられています。クラウド文書共有サービスなどでは、アップロードされたそのままの状態でダウンロードできないようにすることが多いですが、AOSデータルームでは、閲覧時、PDFでダウンロードした際に、透かしを入れることができます。この透かしは任意の文字列、もしくは閲覧、ダウンロードしたユーザー名を入れることができます。この機能により、情報流出を未然に防ぐことができます。

アップロード時は特定のユーザーに対し、必要となるドキュメントのアップロードをリクエストができます。この機能をドキュメントリクエストといいます。ドキュメントリクエスト機能を利用することで、効率的にドキュメントを集め、共有できます。ダウンロード時は、閲覧のみでダウンロードができないような設定にすることもできます。


さて、ここでVDRの歴史について振り返ってみます。VDR自体が登場したのは、2000年の初めである。当時は、M&A(企業買収)において資産評価(デューデリジェンス)などを複数の人間で共有するために利用されました。限られた時間のなかで、正確な情報をさまざまな箇所で共有することが目標になります。たとえば、リクエストを行ったり、特定のドキュメントについて、読んでいない人はいないかといったことを把握することができます。こういった目的で、VDRが使われはじめました。
しかし、日本国内では、VDRが普及することはありませんでした(多分、VDRという言葉をご存じない方も少なくないでしょう)。その理由ですが、すべてのVDRシステムにあてはまるわけではありませんが、以下のような指摘があります。

  • 使い勝手があまりよくなかった
  • 日本語化が完全ではなかった
  • 対応Webブラウザが、Internet Explorerのみであった

そこで、AOSデータルームでは、VDRに求められる機密性、安全性、可用性に加え、使いやすさの達成を目標としました。具体的には、以下になります。

  • ドラッグ&ドロップで、データのアップロード、移動、コピーを可能にする
  • ルームの作成から、フォルダーの作成、ファイルのアップロード・共有をわずかな手順で可能に
  • ドキュメントにタグやコメントを付加し、より管理しやすく

こういった機能を付加することで、これまでのVDRにはない利便性を実現しています。また、国内ベンダーのリーガルテック社が開発を行っていますので、マニュアルなどの文書もすべて日本語です。マニュアルやサポートが日本語で行えるという点は、実際に使用をするうえで、ユーザーへの負担を大きく減らします。
また、VDRの機能の1つにログの取得があります。データルームにおいて、ユーザーがどのような操作を行ったかを詳細に記録します。この機能により、情報流出の原因などの究明に利用することができます。


上述のように、デューデリジェンス以外にも、機密性の高いデータの管理と共有、知的財産の管理といった目的にもVDRが利用されるようになりました。これまで以上に、セキュリティの高さや情報流出への対策が求められているといえるでしょう。


AOSデータルームの活用例

M&Aでのデータ共有

M&Aを行う時に最も重要な財務諸表資料の管理に

社外取締役とのデータ共有(企業)

社外取締役との重要なファイルのやり取りに

投資家レポート (金融、証券)

投資家レポートなどの情報の共有と交換に

安全性文書の配布 (医療、製薬)

重要な臨床試験安全性報告書をリアルタイムに複数の対象者に提出

共同研究、臨床実験モニタリング (製薬)

施設の臨床試験関連コンテンツをどこからでも瞬時にアクセスし、臨床実験モニタリングをサポート

監査報告 (法律、会計事務所)

法律顧問、公認会計士事務所、などとセキュアに暗号化された新しい規制や規制の更新レポートを管理

テレワークや共同開発の内部データ共有 (企業、テレワーク)

自宅や出張先からでも十分なセキュリティを確保

AOSデータルームを試してみたいとお考えの方へ