AOSデータルームの機能・動作環境

日本の各専門家からアドバイスを受け、日本らしい使いやすさ、サポートを充実させた、VDR「AOSデータルーム」の機能を7つに分けて「データのさしすせそ」の動画でご説明します。
「料理のさしすせそ」をご存知でしょうか?ここでは「データのさしすせそ」に合わせて、7つの機能についてお話をしていきます。

ユーザーインタフェース

ドラッグアンドドロップ機能を備えた直感的なユーザインターフェースにより、メールのような操作でどなたでも簡単にドキュメントやフォルダを共有できます。
見慣れた直感的なインターフェース
・多数のファイルタイプに対応

AOSデータルームでは、さまざまなファイルタイプに対応します。表示や検索が可能なフォーマットは、以下の通りです。PDFなどのポータブル形式、WordやOpen Officeなどのドキュメント形式、ExcelやLotus 1-2-3などのスプレッドシート形式、PowerPointなどのプレゼンテーション形式、FramemakerやVisioなどの図形式、Outlookなどのメール形式、プレーンテキストやHTMLなどのテキスト形式、各種イメージフォーマット(JPEG、PNG、GIF、PS…)などです。ZIPやRARといった、圧縮ファイルコンテナの展開も可能です。
ドラッグアンドドロップでのアップロード
AOSデータルームの特徴の1つは、その使い勝手のよさです。共有するフォルダやデータは、まず、AOSデータルームの管理するクラウド上にアップロードする必要があります。従来の方法では、メニューからアップロードコマンドを選択し、ダイアログボックスからアップロードしたいフォルダやファイルを選択しました(もちろん、この方法も可能です)。AOSデータルームでは、ファイルエクスプローラーから直接、ドラッグアンドドロップでアップロードが可能です。ルーム間での、データ移動やコピーも同様です。この機能が、非常に使い勝手を向上させています。Ver4.1ではドキュメントアップロード時に、アップロードスピードと残り時間が表示されるようになりました。
日本語のわかりやすいメニュー
多くのVDRは、海外で開発されています。それを国内向けにローカライズされることが少なくありません。しかし、これまでの多くのVDRが完全に日本語化されていたとはいえない状況です。しかし、AOSデータルームでは、完全に日本語化が行われています。メニューだけでなく、ヘルプや資料も日本語化されており、安心して導入が可能です。

共同作業

ファイルのバージョンが視覚的にわかりやすく表示されます。組織外からのアップロードも厳格なユーザー管理のもとで、セキュアな共同作業が可能です。
更新履歴のメール通知機能
ルーム内のフォルダに対し、右クリックで表示されるコンテキストメニューのドキュメント追加に対して購読を有効にすることで、そのフォルダに変更(新規アップロードやドキュメントの変更など)があった場合には、管理者の指定されたメールアドレスに、 AOSデータルーム フォルダーアラートとしてメールが届き、どのような変更が行われたかがわかります。指定したフォルダ内のサブフォルダに対しても有効となります。進行中のプロジェクトなどで、どのような作業が行われているか、リアルタイムに把握することができます。
わかりやすいバージョン管理
複数のユーザーでプロジェクトを進行させると、文書やデータが変更・更新されていきます。最新の文書以外にも、過去の文書を保存したいことがあります。ファイル名に日付を付加した管理する方法もありますが、AOSデータルームでは、バージョン機能を使うことで、複数の文書を適切に保存することができます。ファイル一覧で「v3」のように、バージョンナンバーが表示されます。また、バージョンの管理(最新版の変更、不要となったバージョンの削除)も簡単に行うことができます。ダウンロードも、ほしいバージョンを選択して行うことができます。
ユーザー権限ごとのドキュメントのアクセス制御・PDF化
アップロードされた共有データは、ユーザーの権限に応じ、さまざまなアクセス制御を行うことができます。

・ファイルの存在すら見せない

・すかし付きで、閲覧可能

・すかしなしで、閲覧可能

・すかし付きでPDF化し、ダウンロード可能

・すかしなしでPDF化し、ダウンロード可能

・ネイティブの状態で、ダウンロード可能

ネイティブ(オリジナル)の状態でダウンロードさせないことで、不要なファイルの変更などを防ぐことができます。適切に設定することで、情報共有を安全に行うことができます。
組織外のユーザーにも安心してアップロードしてもらう機能(ドキュメントリクエスト)
AOSデータルームでは、特定のユーザーに対し、必要となるドキュメントのアップロードを依頼することができます。この機能をドキュメントリクエストといいます。ドキュメントリクエスト機能を利用することで、効率的にドキュメントを集め、共有できます。また、アップロードの方法もいくつか用意されています。AOSデータルームにアカウントを持っていなくても、メールからドキュメントのアップロードを行うことも可能です。また、リクエストは履歴として保存され、あとで簡単に確認・再利用できます。

移行

フォルダや複数ファイルの一括アップロードに対応しています。1回のドラッグアンドドロップでシンプルにデータ移行が完了します。容量無制限ユーザ課金のプランを選んでいただければ、ファイルサーバのデータを移行していただくことも可能です。
フォルダ単位の一括アップロード
データのアップロードは、フォルダの右クリックを使った方法、ドラッグアンドドロップを使った方法の2種類があります。ドラッグアンドドロップを使った方法では、フォルダを選択した場合、そのフォルダの配下にあるファイルだけでなく、サブフォルダも同時にアップロードされます。アーカイブ展開オプションが選択されている場合、AOSデータルームは、アップロードした圧縮ファイルを自動展開します。ユーザーが圧縮ファイルを展開する必要がありません。
保存・アップロード容量無制限
AOSデータルームは容量無制限ユーザ課金と、ユーザ数無制限の容量課金の2種類があります。
小規模で短期間のM&A案件などに最適なユーザ課金ベースと、ユーザー数は大規模でも、やり取りするデータ容量が少ない場合にお得な容量課金ベースがあります。用途に応じて最適なコースをお選びください。

紙媒体

OCR機能により、紙の資料や契約書も簡単にアップロードして検索対象にできます。
紙の資料でも大丈夫。OCR機能
ビジネスシーンで保存されているデータは、デジタル化が進んでいます。しかし、紙のデータがまったく存在しないということもありえません。AOSデータルームでは、PDFなどのファイルやスキャンされた画像データをOCRでスキャンすることで、検索対象とすることができます。OCRを使った検索機能により、過去の資産もAOSデータルームで、共有データとして扱い、活用できるようになります。

検索

ファイル名はもちろん、全文検索に対応しています。検索結果の表示も直感的ですぐに見つけることができます。
※ファイル名検索はバージョン4.1から対応予定
素早いファイル検索システム
簡易検索では、検索用語を入力することで、ルーム内のすべてのドキュメントから、高速に検索を行うことができます。検索を行うと、フォルダー構造の最上部に検索された単語の名前に基づいて新しいフォルダが作成されます。該当したドキュメントが、このフォルダに集められます。さらに、AOSデータルームには、文書の内容に関する用語検索に加えて、ID、アップロードされた文書の日付、文書に関する注釈、およびタグで検索することもできます。膨大なデータファイルのなかから、適切に、素早くファイルを探し出すことができます。
検索条件の保存
AOSデータルームでは、一度、検索を行うとその検索用語が、保存されていきます。単純な用語検索も含め、同じ検索を行うことは少なくありません。そんなときに便利な機能となります。AOSデータルームの場合は、詳細検索があり、用語検索だけではなく、さまざまな条件を設定しての検索も可能です。そのような過去の検索事例から検索したいことを選ぶことで、効率的に検索作業を進めることができます。クラウドにデータをアップロードし始めると、指数的にデータが増えていきます。大量のデータからいかに素早く、必要なデータを探し出すかも、VDRの重要な機能です。

即時プレビュー

ダウンロードせずにビューアーで全ページをみることができるので、ファイル共有時の作業効率が大幅に改善されます。
多様なファイル形式を表示できるビューアー
AOSデータルームに実装されたビューワーは、さまざまなファイルを表示できます。Officeファイル、画像ファイル、音声ファイル、ビデオファイル、ドキュワークス、PDF、メールなどです。ビューアコントロールでは、表示のためのさまざまな機能が実装されています。ジャンプ、拡大・縮小、表示形式の変更、さまざまなスクロール機能、テキスト選択、検索機能、全画面表示などがあります。効率的にデータファイルを表示し、その内容を確認できます。

ユーザー権限管理

ユーザーに応じた細かいアクセス権限の付与により、機密性の高いデータを確実に保護します。
ダウンロードの制限
AOSデータルームでは、共有されたデータの閲覧・ダウンロードができます。逆に、閲覧のみでダウンロードができないような設定にすることもできます。ダウンロードでも、PDFダウンロードとネイティブダウンロードの2種類があります。PDFダウンロードでは、WordデータなどをPDFに変換してダウンロード可能にします。データの改変などを防ぐことができます。ネイティブダウンロードでは、アップロードされたオリジナルな形式でダウンロードができます。
フォルダーレベルのアクセス制御
AOSデータルームでは、フォルダー単位で細かくアクセス権を設定することができます。たとえば、特定のユーザーにはダウンロード可能、閲覧のみ可能といった設定を行うことができます。さらに、指定したユーザー以外には、そのフォルダーの存在すら確認できないような設定も可能です。一般的なファイル共有では、アクセスする必要のないユーザーが閲覧できてしまうことで、情報流出が発生の一因となっています。AOSデータルームでは、上述の機能により、流出の可能性を大きく減らすことができます。
ユーザーグループ単位での権限管理
AOSデータルームでは、ユーザーをグループで管理することができます。一般的な会社では、総務や営業といった部署で構成されます。また、複数のプロジェクトが進行していることもあります。そこで、部署単位でグループ化する、プロジェクト単位でグループ化をするといったことがあります。さらにAOSデータルームでは、グループごとにアクセス権限などを設定することができます。社内の機密性の高いドキュメントには、一部の部署の社員しか閲覧できないようにするといったことが可能です。

監査・レポート

ルームへのログイン、ドキュメントの作成、変更、表示、ダウンロードなど、ユーザーの操作履歴のログを記録し、監査情報をレポートとしてエクスポート可能です。
ファイルの使用状況やユーザのアクティビティレポートの生成
AOSデータルームでは、ユーザーが行ったすべての操作を記録します。たとえば、ルームへのログイン、ドキュメントの作成、変更、表示、ダウンロードなどすべての操作が、ユーザー名(メールアドレス)、yyyy-MM-dd hh:mm:ss形式で操作日とともに記録します。その記録をアクティビティレポートとして保存します。すべてのユーザーの、すべての行動が、完全な監査証跡として保存されます。
監査ログをPDFやExcel形式でエクスポート
アクティビティレポートは、非常に便利な機能ですが、使用を継続すると、膨大な量になります。そこで、使うのがレポートフィルターです。日付範囲、直近の24時間や72時間、先週、先月といったフィルターがデフォルトで用意されています。さらに、アクティビティのタイプ(ログインやドキュメントの作成・変更など)でフィルターも可能です。こうして、絞り込みが行われたレポートをPDFやExcel形式でエクスポート可能です。
見た目にもわかりやすい操作履歴(アクティビティレポート)
AOSデータルームのアクティビティレポートは、とても見やすいものとなっています。ユーザー、操作日、操作、フォルダーID、フォルダー名、ドキュメントID、ファイル名などの項目によってグラフィカルに表示されます。さらに、フィルター機能を使い、必要な操作履歴レポートの絞り込みができます。フィルター機能の併用により、より的確にほしい履歴や操作を検索できます。
ダッシュボード機能
管理者がVDRの状況を一目でわかるダッシュボード機能。
不正な使用がないか、またどのように社内利用されているかなどがすぐに可視化されます。
人気のドキュメントがわかることで、次の対策がうてたり、問題行動をいち早く察知することができます。
※近日リリース予定です

不正使用の抑止

ダウンロード権限を与えた場合も、ダウンロードしたPDFにはそのユーザー名が透かしで入ります。著作権の画像データや、機密情報をキャプチャされた場合もプレビューにも透かしが入るので、不正使用の抑止効果が強いです。
ダウンロードしたPDFやプレビューにもユーザー名付きの透かし
AOSデータルームに保存されたデータは、ルーム管理者により、細かくアクセス制限がかけられています。一般的には、アップロードされたそのままの状態でダウンロードできないようにすることが多いでしょう。AOSデータルームでは、閲覧時、PDFでダウンロードした際に、透かしを入れることができます。この透かしは任意の文字列、もしくは閲覧、ダウンロードしたユーザー名を入れることができます。この機能により、情報流出を未然に防ぐことができます。

流出防止

データは暗号化して保存され、データの通信路も暗号化されます。また、ユーザーにダウンロード権限を与えた場合も、ダウンロードしたPDFにはそのユーザー名を透かしとして挿入することができますので、流出時に流出元の特定ができます。
二段階承認
AOSデータルームを利用するためには、管理者からルームへの招待を受ける必要があります。その際に、新しいユーザーが二段階の承認プロセスを受ける設定にするのが、二段階承認です。具体的には、ルームの管理者とプロジェクトの管理者が異なる場合などが該当します。ルームの管理者が新しいユーザーの承認をしたうえで、プロジェクト管理者が新しいユーザーを承認するようにします。結果として、ユーザーの管理をルームとプロジェクトの両面から行うことができます。
データや通信路の暗号化
AOSデータルームで保存される共有データは、暗号化されたファイルシステム、データベースに格納されます。したがって、アクセスできるユーザー以外には、その内容を見たり、確認することはできません。また、AOSデータルームへのアクセスは、Webブラウザを経由して行います。その通信路は、すべてSSL(Secure Sockets Layer)で暗号化されており、こちらもその内容を盗聴される心配はありません。
強固なパスワードポリシー
AOSデータルームにユーザー登録には、パスワードが必須です。そのパスワードの設定条件は以下の通りです。
・A~Zまでの英大文字が1つ以上
・a~zまでの英小文字が1つ以上
・0~9までの数字が1つ以上
・英数字以外の文が1つ以上
・上記を含めて6文字以上
これらの条件により、強固なパスワードを設定することになります。

データ管理体制

データセンターは日本国内で、安心の管理体制です。社内サーバーを構築するオンプレミスにも対応しています。
データは日本国内で保存
AOSデータルームは、国内サーバーを利用しているVDRです。
そのため、海外製のVDRで発生する可能性のある「米国愛国者法(米国政府機関の調査権限が大きい)」や「EUデータ保護指令(第三国へのデータの移動を禁止できる)」などの法的な影響を受けません。
経済産業省も、「法規制上の制約や司法の実効性を考えた場合、国内のサーバに保存することを確約する事業者を選択することも必要」と国内ベンダーの利用を推奨しています。
クラウドを活用する上で理解しておくべきこと(経済産業省)
オンプレミス・プライベートクラウド対応
AOSデータルームはオンプレミスやプライベートクラウドにも対応しています(※)。
社内規定などにより、パブリッククラウド上のプロダクトを採用できない企業様にも、個別に対応が可能です。
※現在はお問い合わせごとに対応中。

サポート

日本ならではの24時間、365日の丁寧なサポート体制です。
24時間/365日のサポート体制
緊急時にはメールで素早く対応いたします。電話での対応も予定しています。

グローバルアクセス

ブラウザ経由のアクセスなので、インターネットに繋がれば世界中どこからでもアクセスが可能です。多国間をまたがったファイル共有も簡単です。
プラグインを必要とせずブラウザだけで 操作可能
AOSデータルームの利用には特別なアプリケーションをインストールする必要はありません。すべてブラウザ上で完結しますので、スムーズな導入が可能です。動作環境はページ下部をご覧ください。
多言語対応
①AOSデータルーム画面表示:ユーザーごとに日本語、英語、韓国語の3か国語を選択でき、日本企業と海外企業とのやり取りに適しています。
②海外ユーザー招待:管理者はゲストユーザーへの招待メールや初回ログイン時のデフォルト言語を設定できます。一度も日本語を読むことなく利用開始させること可能です。
③海外ユーザーガイド:海外ユーザーがツールの使い方でつまづかないように、日本語以外のユーザーガイドもご用意しています。

マルチデバイス

パソコン、タブレット、スマートフォンでもアクセスが可能です。
レスポンシブ対応でスマホを含むデバイスに対応
パソコンではGoogle Chrome、Microsoft Edge、Mozilla Firefox、Apple Safariなどのブラウザに対応しています。WindowsはもちろんMacでのアクセスも可能です。スマートフォンなどのモバイルでは、Android、macOSでアクセス可能です。

動作環境(ブラウザ)

OS ブラウザ
Microsoft Windows Google Chrome
Microsoft Edge
Mozilla Firefox
macOS Google Chrome
Mozilla Firefox
Apple Safari

動作環境(モバイルアプリ)

OS バージョン
Android 5.0以上
iOS 9.0以上

AOSデータルームを試してみたいとお考えの方へ