HRTech 人材デューデリ情報共有システム
AOSデータルーム 人事管理

hrm_slide_w960

AOSデータルーム 人事管理とは

機密情報共有クラウドサービス(VDR)「AOSデータルーム」をカスタマイズし、人事に特化したHRTech人事デューデリ情報共有システムです。

「AOSデータルーム 人事管理」は、人事デューデリや人材採用を行う際に、個人情報を含む人事情報を共有するプラットフォームです。「AOSデータルーム 人事管理」で共有する文書は、履歴書、雇用契約、給与条件、就業規則などがあり、HRTech人事デューデリ情報共有システムを活用することで、人事情報を共有する際に個人情報が保護された状態で人事のマル秘データを安全に共有することができます。

個人情報の共有と人事デューデリ

人事が万事という言葉もありますが、企業にとって、人材がもっとも重要な資産です。良い人材を確保するためには、外部の人材会社との綿密な情報共有が欠かせません。また、M&Aの際にも人事デューデリジェンスの重要度が高まっています。組織の中でどういうスキルを持った人材がどのように活動し、どの程度の給与をもらって、どういう雇用条件で仕事をしているのかを把握するためには、個人情報を安全に効率よく共有できるプラットフォームが必要です。「AOSデータルーム 人事管理」を活用すれば、安全に個人情報を扱うことができます。

hrm_slide02_w960

「AOS データルーム 人事管理」の活用

「AOSデータルーム 人事管理」は、個人情報を含んだファイルを安全で効率的にクラウドで共有できる環境を提供します。チーム間で幅広く、そして選択したメンバーだけと人材情報を共有できます。ダウンロード、コピー、印刷などのアクセス権を付与できる機能を活用して各グループのユーザーが実行できることを厳密に制御できます。電子機密保護機能を搭載しているため、紙の資料の煩わしさがなくなり、承認したユーザーだけがデータルームファイルにアクセスできるようになります。ダウンロード制限をかければ個人情報を保護することができます。そして活動ログ管理により、共有した人事情報を誰がいつアクセスしたか、そして、どんな行動を取ったか正確に知ることができます。

hrm_slide02_w960

「AOSデータルーム 人事管理」の6つの特長

online_kinko
folder
browsing-history
Documents_magnifying_glass.png
Cost-reduction
calendar
online_kinko_document_w420.png

① オンライン貸金庫で安全な保管

人事デューデリにおけるオンライン貸金庫の重要性

「AOSデータルーム 人事管理」は、知財に関する機密情報をクラウド上に預かる「オンライン貸金庫」です。人事デューデリジェンスプロセスを簡単にし、人事情報の機密性を確保しながら、ユーザIDと保護されたパスワードにより強固に守られた環境で人材の査定作業や採用活動を効率よく進めることができます。

Folder-structure_w420

② 人材に特化したフォルダ構成

組織図に合わせたフォルダ構成で人材情報を共有

人材のデューデリジェンスを行う際には、組織図に合わせたフォルダ構成で人材情報を格納する必要がありますが、「AOSデータルーム人事管理」は、フォルダー構成をそのままにクラウドで共有することができます。複雑な人事デューデリもシンプルに素早く開始することができます。

browsing-histry-2_w420.png

③ 閲覧履歴で進捗を確認

閲覧履歴で相手側の関心度を把握

人材を採用してもらったり、人事デューデリの進捗を確認するためには、閲覧履歴でどこまで人材情報を見ているかを確認でき、進捗管理を行うことができます。管理者だけが見られる「ファイル閲覧履歴」で人事デューデリの進捗状況をタイムリーに把握することができます。買い手側のどの会社が保有する人材に強い関心を持っているのか、閲覧履歴を見ることで、関心度を測ることができ、人事デューデリを成功に導き手がかりを掴むことができます。

ocr_w420

④ OCR機能に対応

スキャンしたデータからテキストデータを抽出

「AOSデータルーム人事管理」では、OCR機能を標準で搭載しており、履歴書や職務経歴書が紙ファイルであっても、自動的にテキスト変換され、検索可能なデータとなり、効率良い人事管理ができるようになります。

graph_w420

⑤ コスト削減

機密情報をタイムリーに共有

AOSデータルームは、膨大なドキュメントをクラウド上で効率良く共有する機能を搭載しており、紙のドキュメントを共有したり、メールベースでのやり取りに比べて、大幅に個人情報共有のためのコストを削減できます。

Same-day-introduction_w420

⑥ 即日導入可能

情報共有システムを数日間で構築

「AOSデータルーム人事管理」は、データの削除、アップデート、または追加があっても正確に履歴が残されるように設計されています。この機能により、個人情報保護法に合致したアクセスログを残し、個人情報の保護を実現できます。AOSデータルームは、即日導入できます。運用が開始されれば、簡単にユーザーを招待して、個人情報を共有することができるようになります。

「AOSデータルーム 人事管理」 HR Techでの活用領域

HR(Human Resource) TechでのAOSデータルームの活用領域は以下の通りです。

① 人事採用

人事採用時の履歴書、職務経歴書、内定書などの共有に活用

② タレントマネージメント

アンケート調査、スキル情報、人事評価などの共有に活用

③ 勤怠管理

タイムカード、時間外労働、休日出勤、深夜残業状況などの共有に活用

④ 労務管理

人事移動、社員研修、健康診断、ストレスチェック、産休、介護休暇などの共有に活用

⑤ 給与管理

給与台帳、賞与規定、扶養控除、源泉徴収票などの共有に活用

「AOSデータルーム 人事管理」採用管理の共有資料

人事採用の際に共有する資料は、概ね以下になります。

履歴書 健康診断書 源泉徴収票
職務履歴書 年金手帳 住民票
卒業証明書 雇用保険被保険者証 通勤に関する申請書
入社誓約書 資格取得届 給与振込口座
身元保証書 健康保険証 内定書
労働条件通知書 扶養控除等申告書

「AOSデータルーム 人事管理」人事デューデリジェンスの調査項目

人事デューデリジェンスの調査項目は、概ね以下になります。

① 人員構成・推移

従業員の職種、雇用形態、離職、休職の発生状況と主な理由

② 経営幹部・キー人材の調査

事業において、キーとなる人材、役割、属性、組織、役員体制、報酬のスキームおよび水準、同業との差異

③ 人件費

人件費、報酬水準、賞与、褒賞など

④ 労務関係

労働組合の有無、訴訟の有無、懲戒事案の有無など、労使の関係性、従業員とのコミュニケーションなど

⑤ 労務管理・労働契約

事業所別、従業員別の労働条件、雇用契約、就業規則、一時金の有無、退職に掛る合意事項、コンプライアンスなど

⑥ 人事制度

人事制度、等級、評価、報酬制度の概要、人事マネジメントに関する諸制度、福利厚生など

⑦ 人事機能

人事オペレーションを運営するために必要となる人事機能

⑧ 組織文化

従業員の意識や文化に関する留意事項、従業員の意識調査結果など

「AOSデータルーム 人事管理」人事デューデリジェンスの画面

AOS データルーム 人事管理では、サービス開始時から人事デューデリにあったフォルダ構成が準備された状態でご利用になれます。

3_devices

人材会社での活用 アビリティスタッフの事例

kajita_president

アビリティスタッフ 梶田社長
個人情報を安全に共有

エンジニアの人材紹介に強いアビリティスタッフは、履歴書、職務経歴書をクライアントと共有する際にセキュリティがしっかりしており、値段が安く、使いやすい機密情報ツールで共有する必要がありました。

人材が自社のクライアントに採用されないことも考慮して、パートナー契約を結んでいる人材会社と共有する場合には、最初の段階では、個人が特定できない状態で共有したり、アクセス制限をかけたりと細心の注意が必要となります。「AOSデータルーム 人事管理」を活用すれば、安全で素早く、効率的な人材情報の共有が可能となります。

人材会社での活用 アビリティスタッフの事例 採用管理

アビリティスタッフでの採用管理方法として、VDR導入前には、セキュリティ面の心配や、履歴書等のPDFの圧縮、送ったメールを見てくれてるのか、また、送った後のメールが煩雑で確認しにくい点、そして、メールに付きものの誤送信のリスク、様々な課題がありました。

Before-and-after

人材会社での活用 アビリティスタッフの事例 VDR画面

Before-and-after

人材会社における具体的なVDR活用例 パートナー協業

VDR導入前

アビリティスタッフでのパートナー協業のプラットフォームとしても、VDR導入前には、セキュリティ面の心配や、送った履歴書等をパートナーがローカルに保存することを避けたい、パートナーに送った書類の履歴管理など、様々な課題がありました。

Before-and-after

VDR導入後

AOSデータルーム人事管理を導入することで上記の課題が解決されました。送った個人情報はプレビューのみで、ダウンロードを制限したり、ログを見ることで共有した書類の扱いも確認でき、万全のセキュリティで、人事の個人情報を安全に共有しながらパートナーとの協業をより強化することができます。