AuditTech 内部監査 共有・管理システム
AOSデータルーム 内部監査

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AOSデータルーム 内部監査とは

AOSデータルーム 内部監査は、機密情報をクラウドで共有する AOSデータルームをカスタマイズした AuditTech 内部監査システムです。

企業や行政政府の計算書類および財務諸表などの記載内容が適正かどうかを監査する際に、様々な企業の機密情報にアクセスする必要があります。従来の監査方法では、社内に物理的に部屋を用意してもらい、そこに書類を集めて、監査を進めていくというやり方が一般的でしたが、遠隔地にある拠点を訪問して、書類のチェックを行うことは効率が悪く、機密文書をクラウドに入れて、安全に共有できるバーチャルデータルーム(VDR)の活用が進んでいます。監査報告業務では、それぞれの分野での専門家で意見が食い違うことがよくあります。タイトな期限が決められているので、現場スタッフは素早い調整作業が必要です。「AOSデータルーム 内部監査」は、効率の良い情報共有機能、コメント機能、検索機能などで監査報告業務のスピードアップをサポートします。

「AOSデータルーム 内部監査」6つの特長

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① オンライン貸金庫で安全な保管

透かし機能で機密情報を保護

「AOSデータルーム 内部監査」は、会計監査などに関する機密情報をクラウド上に預かる「オンライン貸金庫」です。監査報告業務でやり取りされる機密性の高い情報を外部に漏洩させないためのセキュリティ機能も充実しています。「AOSデータルーム内部監査」は、国内最高レベルのデータセンターを使用し、データや通信経路の暗号化を行っています。さらに、二段階認証や強固なパスワードポリシーなどで高レベルなセキュリティ環境で情報漏洩を防ぐことが可能です。また、ダウンロードしたPDFに社外秘やユーザー名、メールアドレスといった透かしを入れることができます。万が一情報が流出した場合には、いち早く流出経路を特定し被害の拡大を防ぐことが可能です。

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② 更新をリアルタイムに把握

ファイル更新の通知機能

監査報告業務において、関係者の意見を調整しながら期限内に完了させるためには、リアルタイムでの情報の受信が欠かせません。そこで、便利なのがファイル更新時の通知機能です。「AOSデータルーム 内部監査」には、特定のフォルダにあるファイルが更新されたタイミングでメール通知してくれる機能があります。あらかじめ指定した関係者に、最新情報を漏れなく伝えることが可能です。

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③ 専門家と効率良く情報共有

ファイルにコメントやタグを付けられる

会計監査の際は、公認会計士の方が会社法や証券取引法といった法律と会社が処理した内容を照らし合わせてチェックします。法律的な問題があった場合には、顧問弁護士の先生に相談します。また、税金に関する内容であれば、税理士の先生に相談することになります。ここで、問題となるのが、関係者の間で意見が食い違うことがあることです。この意見の食い違いを調整するために「AOSデータルーム内部監査」は、共有したファイルにコメントやタグなどを付けて、意見の集約化の効率化を図ります。

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④ OCR機能でコスト削減

ペーパレスでコスト削減

資料が紙であっても、PDF化したデータをアップロードするだけで、OCR機能で紙の資料に印刷されていた文字をコンピュータで読み取れるテキストデータに変換し、全文検索の対象とすることが可能です。「AOSデータルーム 内部監査」は、すぐれたファイル検索システムを搭載しているため、必要な情報をすぐに見つけることが可能です。キーワードを入力して検索するだけで、必要がファイルをすぐにリストアップできます。

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⑤ 時間削減

機密情報をタイムリーに共有

企業が監査報告を受ける上では、顧問弁護士、公認会計士、コンサルタント、サービスプロバイダー、企業の担当者の間で情報共有をしながら進める必要があります。「AOSデータルーム 内部監査」は、クラウドで利用できるため、世界中の複数のグローバルユーザーがアクセスでき、書類を誰が、いつ閲覧したかも確認できるため、機密文書をタイムリーに共有する必要がある場合に非常に有効なソリューションです。

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⑥ 即日導入可能

情報共有システムを数日間で構築

「AOSデータルーム 内部監査」は、監査に必要な資料を安全に共有できるように設計されています。きちんと監査が行われたかどうかもログに記録することができます。AOSデータルームは、即日導入できます。監査業務が開始されれば、簡単にユーザーを招待して、機密情報を共有することができるようになります。