働き方改革 WLBテレワーク共有・管理システム
AOSデータルーム WLBテレワーク

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「AOSデータルーム WLBテレワーク」とは

機密情報共有クラウドサービス(VDR)「AOSデータルーム」をカスタマイズした、働き方改革テレワーク共有管理システムです。

「AOSデータルーム WLBテレワーク」は、日本政府が掲げる雇用形態の多様化とワーク・ライフ・バランス(仕事と生活の調和)の実現に向けて、ITサービスを活用し、外出先や自宅などの遠隔地でも場所にとらわれない就業を可能とするテレワークソリューションです。多様で柔軟な働き方が選択できる社会を実現するため、「AOSデータルーム WLBテレワーク」は、会社の重要情報を外出先から安全に共有できる働き方改革テレワーク共有管理システムです。

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ワーク・ライフ・バランス(WLB)のためのテレワークとは?

ワーク・ライフ・バランスが実現している状態というのは、ワーク(仕事)も会社と自分の期待通りにできて、仕事以外の生活(ライフ)も充実している状態です。生活は、独身、結婚、育児、介護などのライフステージにより変化していきますが、ワークかライフかどちらかを優先し、どちらかを犠牲にしなければならない状態に陥らないために、仕事の効率を上げて、生活を充実させるためのソリューションとして、テレワークの導入が注目を集めています。在宅勤務やサテライトオフィス勤務、モバイルワークなどのテレワークの勤務実態に合わせ、本社オフィスとの情報共有システムがAOSデータルーム WLBテレワークです。

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日本企業のテレワーク導入状況

日本は、テレワーク導入が進んでいない。しかし、導入の効果が大きい!

日本企業でテレワークを導入している企業は、2017年時点で13.9%と米国の70%に比べて、まだまだ、低い状態ですが、導入した企業の8割が導入効果があったと回答しており、働き方改革の効果が期待されています。政府は、2020年までにテレワーク導入企業の割合を34.5%まで引き上げるという目標を掲げています。

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※テレワークの経済効果(みずほ総研より)

テレワークの経済効果

通勤のムダ削減によるGDP押上げの効果4,300億円

テレワークの導入効果で一番大きいのは、通勤時間のムダの削減効果だと試算されています。この通勤のムダをなくすだけでも、4,300億円の削減効果があります。さらに、テレワークにより生産性の向上が実現できれば、経済効果は一段と大きくなります。

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※テレワークの経済効果(みずほ総研より)

テレワーク実現のための3つの課題

働き方改革でテレワークを実現するためには、3つの課題を克服する必要があります。

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働き方改革 WLBテレワーク共有管理システム「AOSデータルーム WLBテレワーク」は、この3つの課題を解決します。

「AOSデータルーム WLBテレワーク」の6つの特長

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① オンライン貸金庫で安全な保管

会社の機密情報を安全に共有

「AOSデータルーム WLBテレワーク」は、会社の機密情報をクラウド上に預かる「オンライン貸金庫」です。外出先からも会社の機密情報共有を簡単にし、機密性を確保しながら、ユーザーIDと保護されたパスワードにより強固に守られた環境を構築し、テレワーク業務が効率的に進められるようにサポートします。

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② コメント、タグで作業を効率化

ファイルにコメントやタグをつけて共同作業を効率化

例えば、デザイナーやプログラマが自宅で行なった作業をマネージャが遠隔で管理をする際、業務のワークフローに合わせたフォルダに格納されたファイルにコメントをつけて共有したり、「重要」など仕分けのためのタグをつけて管理することで、離れた場所にいながら共同作業を効率良く進めることができます。

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③ ユーザー権限管理

ドキュメント、フォルダ単位で権限管理

テレワーク環境の構築で注意しなければいけない点は、情報漏えい対策をきちんと施すことです。「AOSデータルーム WLBテレワーク」は、ドキュメント、フォルダ単位でアクセス権限を設定できます。例えば、閲覧はできるが、ダウンロードはできない、ダウンロードする際には、元のOffice文書ではなくて、PDFでしかダウンロードできなくして、編集されないようにしたり、電子透かし機能を設定することもできます。

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④ OCRによるペーパーレス

紙のデータをスキャンしてテキスト化

会社には、大量の紙のドキュメントが保管されていますが、紙のままだと外出先から閲覧することができません。「AOSデータルーム WLBテレワーク」は、スキャンした紙のデータをOCRにかけて、自動的にテキストに変換しペーパーレスを実現。外出さきから資料を閲覧でき、テキスト検索も容易になりテレワーク業務を支援します。

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⑤ マルチデバイス対応

パソコン、タブレット、スマホでの情報共有

外出先では、スマホやタブレットを使えると利便性が向上します。「AOSデータルーム WLBテレワーク」は、マルチデバイスに対応しており、パソコンのブラウザだけで、他に専用ソフトをインストールしないで利用できますが、タブレット、スマートフォン用のアプリも用意しており、テレワーク環境で様々なデバイスからの情報共有をサポートしています。

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⑥ 即日導入可能

情報共有システムを数日間で構築

社外から機密ファイルを共有できるシステムを構築するには、時間とコストがかかります。AOSデータルームは、最初から、クラウド上で機密情報を共有するために開発されたシステムのため、即日導入できます。フォルダ構成ごとコピーができるので、数日間でテレワークに必要なファイル共有環境を構築できます。

テレワーク環境構築のポイント

テレワークの導入にあたっては、労務管理方法、情報通信システム・機器、テレワーカーの執務環境の3つの側面から必要事項を検討する必要があります。

① 労務管理方法の検討

時間管理の方法として、アクセス履歴の記録を残していくことが重要です。業務に起因して労働災害を判断する場合にもアクセス履歴の解析が必要となることを想定しておきましょう。テレワーカーの評価を行う際には、生産物としてのアウトプットのファイル管理が必要となります。

② 情報通信システム・機器の検討

テレワークを実施するために必要となるICT環境は、クラウド経由でのファイル共有環境の構築と、アクセス履歴管理、権限設定環境の構築となります。「AOSデータルーム WLBテレワーク」を導入すれば、即日でこの環境を構築できます。これに合わせて、Web会議システムの導入も必要になります。

③ テレワーカーの執務環境の検討

在宅勤務の場合、自宅作業になるので、プライバシーに配慮しつつ、作業環境に関するルールづくりが必要となります。在宅テレワーカーは、パソコンやタブレット、スマホの画面を見て仕事をすることが多いので、「VDT(Visual Display Terminals)作業におけるガイドライン」(厚生労働省)に留意するする必要があります。

AOSデータルーム WLBテレワーク導入事例

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町田新産業センター様

町田新産業センター様は、テレワーク女性とのデータのやり取りのために「AOSデータルーム WLBテレワーク」を導入しました。

デザインやWeb関係の仕事をしているスタッフとのやりとりでイラストレーターなどのファイル容量の大きなデータを扱うので、そもそも、メールでは送信することもできません。「AOSデータルーム WLBテレワーク」は、ビューワーを内蔵しているので、デザインデータの中身を確認するのに、イラストレーターをインストールする必要もありません。

セミナーのチラシをデザイナーが作成し、関係者と共有、メモ機能で、コメントも共有、自宅で子育てや介護などをしているスタッフの効率の良いテレワーク環境を構築しました。

「AOSデータルーム WBL」の画面

「AOS データルーム WBLテレワーク」では、サービス開始時からテレワークにあったフォルダ構成が準備された状態でご利用になれます。

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