概要

増加している社外取締役や出張中の役員とセンシティブで機密性の高い情報を安全に共有するには?AOSデータルームを導入すると、遠隔地からもクラウド経由で安全に機密情報を共有することが可能です。さらに、AOSデータルームには、タグ付け、コメント送信といった機能で情報を取捨選別する仕組みが実装されています。AOSデータルームは安全に情報共有できるだけでなく、取締役会で必要とされる素早い意思決定をサポートしています。

■増える社外取締役と情報共有の難しさ

上場企業が守るべき行動規範を示した企業統治の指針となる「コーポレートガバナンス・コード」が2015年6月から適用開始されました。これにより、上場企業においては社外取締役2名以上おくことが義務化されました。3名以上の社外取締役を置く会社も少なくありません。

社外取締役にも適切に社内のことを把握いただくため、情報共有することが欠かせません。しかし、社外取締役はいつも社内にいるわけではないので、機密情報が含まれた資料を渡そうと思っても簡単に渡すことができません。

そこで問題となっているのが、社外取締役との情報共有方法です。内容的に機密情報に関わることが多く、外部に漏れてしまうとインサイダー取引を疑われてしまうような事態にもなりかねません。

■機密性の高い情報を社外取締役と共有するには

AOSデータルームのようなVDR(バーチャルデータルーム)を使うと遠隔地からクラウド経由で機密情報をやり取りすることが可能です。もちろん、どんなVDRでもいいかというとそんなことはありません。AOSデータルームのようにセキュリティ対策がしっかりとしたVDRを使う必要があります。

AOSデータルームでは、徹底したセキュリティ対策を行っています。インフラ環境として国内最高レベルのデータセンターを使用するなど物理的な対策は当然のことながら、情報漏えいを防ぐためのあらゆる機能を実装しています。

例えば、その一つが、ログ管理です。どのようなデータがアップロードされて誰が閲覧したのか、どのようなキーワードで検索したのか、そしてそれがどのようにダウンロードされたのかを記録しています。

さらに、権限管理機能も充実しています。どの権限の、どの役割の人が、どの資料を閲覧できるのか、アップロードできるのか、ダウンロードできるのか、どの形式でダウンロードできるのか、といった細かな設定を簡単に行うことができます。

■ 忙しい社外取締役の方に必要な情報だけを漏れなく伝えるには

ほとんどの社外取締役の方は本業がとても忙しく活動されています。何社もの社外取締役を掛け持ちされている方もたくさんいらっしゃいます。そんな忙しい方にいたずらに膨大なデータを送っても見ていただくことは難しいものです。

特に、臨時取締役会が開催されたりする有事の際には、非常にセンシティブで緊急性の高いやり取りが行われます。そんな時に、関連資料を大量に送っても全て伝わるとは限りません。万が一決定的に重要な情報が伝わらなければ責任問題に発展する可能性すらあります。

そんな場合に役立つのが、AOSデータルームのタグ付け機能です。アップロードする人がこれは重要だから早く見て欲しいという資料に、目印としてタグをつけることができます。さらに、コメントをつけたりメッセージを送ったりと優先度の高い情報を取捨選択してもらうための配慮をすることが可能です。

■ 遠隔でかつ迅速に経営判断を下すために

AOSデータルームを導入すると、外国にいる社外取締役や出張中の役員の方とも安全に機密情報を共有することができます。

また、タグ付けやコメント、メッセージ送信などの機能を使って、膨大な機密資料の中から重要な内容と重要でない内容を瞬時に区別することが可能です。

AOSデータルームは社外取締役とセキュアな環境で安全に機密情報を共有し、素早い経営判断を行うためになくてはならないファイル共有サービスです。