概要

テレワークの課題とその解決方法をご紹介しています。AOSデータルームは安心の国内データセンター利用。データや通信経路の暗号化や不正アクセスの防止機能だけでなく、グループやユーザーごとの細かな権限管理や監査機能が充実しています。また、リモートでの共同作業を円滑に行うために必要な環境を構築できますので、生産性の向上も可能です。

■不正調査のデータの取り扱いは細心の注意が必要

テレワークとは、ITを活用して職場などの特定の場所に縛られることがない柔軟な働き方のことです。いま、政府は働き方改革の一環として、2020年までに「テレワーク導入企業を2012年度比で3倍」にするという目標を定めテレワークを推進しています。

テレワークを推進することにより、交通渋滞や大気汚染といった都市問題の解決、地方に移住が増えることによる地方活性化などが期待されています。企業にとっても、オフィスの縮小などの経費削減効果や有能や社員の定着などの効果があるといわれています。また、労働者も通勤時間を短縮でき、ある程度時間を自由に使えるようになるため、育児や介護と両立することが可能になるかもしれません。

■テレワーク推進に立ちはだかる3つの壁

企業もテレワークを導入することによってメリットがあるため、推進したいと考えています。明日からでも始めたい。ところが、そう簡単ではありせん。テレワーク導入する上では、解決しなければいけない課題があるのです。

課題① 機密性が高い資料の安全な共有

個人情報保護法や営業秘密の管理の点から機密性の高い情報の管理は必須です。会社に出社していれば、セキュリティが確保された環境が用意されています。したがって、仕事に必要となる機密性の高い資料をいつもで閲覧することが可能です。しかし、自宅や出張先からではインターネット経由でアクセスするため、十分なセキュリティを確保することは容易ではありません。

課題② 効率的な共同作業

仕事の生産性を高めるためには、グループでのリアルタイムでの情報共有が欠かせません。会社に出社していれば、会議などで情報共有をしながら、リアルタイムでのフィードバックを得ることが可能です。遠隔地にいる場合には、そういったことも難しくなります。メールを使うこともできますが、返信をいつもらえるかわかりませんので、なかなかリアルタイムというわけには行きません。また、無料のSNSツールなどを使うことでチャットするが可能ですが、セキュリティ面での課題が残ります。

課題③ ユーザーに応じた権限管理

テレワーク期間中の社員が退職した場合や雇用契約が切れた場合には、即時にアクセスを制限する必要があります。一旦、テレワークを導入した場合には、自宅などの会社外の場所からリモートで会社の情報にアクセスする環境が用意されることになります。しかし、退職した場合や部署が変更になって閲覧権限がなくなった場合には、即座にアクセス制限を行うことが必要です。情報システム部門にシステムへの権限変更をお願いすれば可能かもしれませんが、利用者のレベルに応じた細かい権限変更となると、現実的ではありません。

■AOSデータルームが実現する理想的なテレワーク環境

AOSデータルームを利用すると、安全性と利便性を確保した理想的なテレワーク環境を構築することが可能です。安全性という面では、国内最高レベルのデータセンターを使用しています。また、データや通信経路の暗号化を行っていますので、万が一の場合にも安心です。

また、細かな権限管理を行うことも可能です。特定のフォルダやファイルに関して、アクセス権、ダウンロード権、アップロード権といった細かな設定を役員、正社員、契約社員、アルバイトなどのレイヤーに合わせて行うことができます。直感的な操作で設定を行えるので、情報システム部門に作業を依頼する必要もありません。

利便性という面でも、離れた場所での共同作業がスムーズに行うための環境が用意されています。例えば、誰がいつどんなファイルを要求したかとか、どのように改善してほしいかといったコメントを見ること可能です。また、バージョン管理の機能もあるため、誰がいつ更新したか、どのファイルが最新かといった情報を一覧で確認することができます。メールのやり取りではできない情報の一元管理を実現できます。

■監査機能も充実

AOSデータルームは監査機能も充実しています。不正なアクセスが行われていないか監視している企業も多いと思います。不正アクセスの監視に役立つのが監査ログのエクスポート機能です。ファイルの操作履歴をPDFやExcel形式で出力することができます。見た目にもわかりやすく監査業務の効率化も行うことができます。

AOSデータルームは、安全性と利便性を確保したテレワーク環境構築によって、企業にも労働者にも優しい働き方改革の実現をサポートいたします。