タグの追加(一般ユーザー、管理者) AOSデータルームの使い方

AOSデータルームには、ドキュメントの管理・分類のためにタグを作成することができます。タグには、2種類あります。ルーム全体で使用することができ、主に管理者が管理を行うルームタグです(一般ユーザーに権限を付与することも可能です)。そして、一般ユーザーが作成・管理可能な個人タグです。ただし、個人タグも使うにも権限の付与が必要となります。ますは、権限の付与を行います。
管理者として、ルームにログインします。[ルーム管理]メニューから、[ルームグループとフォルダのアクセス権限]を選択します。グループ権限管理画面になりますので、[ルームの権限]タブを表示します。ここで、グループごとに権限を付与していきます。ここでは、「kanri」グループには、[ドキュメントのタグ付け]、[ルームタグの管理]、[個人タグの管理]の3つの権限を付与します

「kanri」グループへの権限の付与



そして、一般ユーザーには[ドキュメントのタグ付け]と[個人タグの管理]の2つを付与します。
一般ユーザーへの権限の付与



以上で、権限の付与は完了です。実際に、タグ付けをしてみます。まず「kanri」グループのユーザーでログインします。データ画面に移り、[ルーム管理]メニューから[ルームタグの管理]を選択します。
ルームタグの管理



管理ルームタグ画面となります。
管理ルームタグ画面



現時点では、タグはありません。[新規タグ]をクリックして、新しいタグを作成します。
タグの追加



1つのタグは、50文字以内です。適切なタグ名を入力します。[OK]で追加されます。同じ手順で、ルームタグを作成していきます。
追加されたタグ



タグを追加後、データ画面を表示すると、右のペインにタグが追加されています。
タグが追加



タグを付けるには、付けたいドキュメントを選択し、タグの○をクリックします。
タグ付け



タグが付くと、円の内部が外側の線と同じ色になります(この例では、黒い円となります)。解除したい場合は、●の部分を再度クリックします。詳細検索では、タグで検索を行うことができます。
タグで検索



ドキュメントの数が増えてくると、この機能を使うことで効率的に、ドキュメントを検索できるようになります。
次に、一般ユーザーでログインしてみます。データ画面を表示します。一般ユーザーですので、[ルーム管理]メニューはありません。
一般ユーザーのデータ画面



しかし、右のペインに作成されたルームタグは表示されており、利用可能になっています。たとえば、「社外秘」タグでの検索結果は、図のようになります。
ルームタグで検索



ユーザーが閲覧可能なドキュメントに使うこともできます。
ルームタグを使用



ルームタグの管理はできませんが、個人タグの作成はできます。[ツール]メニューから[個人タグの管理]を選択します。
[個人タグの管理]を選択



個人タグの管理画面になります。[新規タグ]をクリックして、新しいタグを追加します。
個人タグを追加



個人タグの削除は、一覧の先頭にある「×」をクリックし、タグ削除の確認画面で、行います。
タグの削除



データ画面に戻ると、先ほど追加した「進行中」というタグが追加されています。
個人タグが追加



ルームタグと使用方法が異なることはありません。まったく同じように使えます。ルームタグと区別するために、個人タグには、人型のアイコンが先頭に付いています。鉛筆アイコンをクリックするとタグ名の変更などが行えます。
タグの編集



ルームタグと個人タグを使い分けることで、全社的な管理と個人のドキュメントの管理を分離させることができます。ルームタグでは、セキュリティ対策などを施す目的に向いているといえるでしょう。