バージョン管理 AOSデータルームの使い方

検討中の文書や現在進行中のドラフト文書などがあります。その変更の履歴を保存したいこともあります。従来の方法では、文書名に「20180120」といった文字列を追加して、いつ作成された文書か、時間的な経過を把握することができます。AOSデータルームでは、バージョン機能があり、効率的にしかもまちがえることなく管理を行うことができます。バージョンを使うには、権限を付与する必要があります。管理者でログインし、[ルーム管理]メニューから[ルームグループとフォルダのアクセス権限]を選択します。[ルームの権限]タブで、[バージョン]にチェックを入れます。

[ルームの権限]タブで[バージョン]を使用可能に



これで、バージョン機能が利用可能になります。図のような状態からスタートします。
ルーム例



ドキュメントリストのいちばん上にある文書をバージョンで管理したいと思います。アップロードされたファイルに変更を行った同じファイル名のテキストファイルを作成します。このファイルを新しいバージョンとして、アップロードします。ドキュメントリストの01.txtを右クリックし、コンテキストメニューを表示します。
コンテキストメニューを表示



コンテキストメニューの[新規バージョンをアップロード]を選択します。ファイル選択画面となります。
アップロードファイルの選択



こうして、新バージョンの同名ファイルをアップロードします。ドキュメントリストのIDの右に、図のように「v2」と赤字で表示されます。
バージョン番号が追加



さらに、新バージョンを追加し、コンテキストメニューから、[バージョン]を選択します。すると、そのドキュメントのすべてのバージョンの一覧がポップアップ画面に表示されます。
バージョン一覧の表示



ファイル名は同じですが、異なるファイルとして保存されています。最新バージョン(普通ならば、現状のバージョン)のファイルが、いちばん上に表示されます。その他にも、アップロードされた日やアップロード者も表示されています。
ファイルを選択し、右クリックすると、コンテキストメニューが表示されます。
[リストア]

バージョンのコンテキストメニューを表示



このコンテキストメニューに表示されている項目が、バージョンでの可能なことになります。順に、説明します。[削除]は、そのバージョンのファイルを削除します。図は、バージョン1を削除したところです。
バージョン1を削除



背景がグレーになり、ファイル名に横線が引かれます。バージョンが増えすぎてしまった場合などに使用します。しかし、ファイルそのものが削除されたわけではありません。ビューワーから表示することができなくなるだけです。
ビューワーのドロップダウンメニュー



ここでは、削除されたバージョン1が表示されていません。ちなみに、ビューワーではつねに、現在のバージョンが表示されます。古いバージョンを表示させたいときは、この機能を使います。ただし、現在のバージョンには、[削除]は使用できません。
削除したバージョンを復元させる場合は、コンテキストメニューから[リストア]を選択します。
[リストア]



[現在のバージョンで設定する]は、別バージョンのファイルを現在のバージョンとします。
[現在のバージョンで設定する]



新しいバージョンが追加され、リストの上に表示されます。
ダウンロードは、ネイティブとPDFの2種類があります。ドキュメントリストでの、ダウンロード機能と同じです。[ネイティブダウンロード]ではネイティブ形式で、[PDFダウンロード]ではPDF形式でダウンロードされます。
[エクスポート]では、選択されたドキュメントのすべてのバージョンのリストを取得することができます。対応する形式は、ExcelとPDFの2つです。
[エクスポート]に対応する形式



実際に、エクスポートを実行したのが、以下の図です。
エクスポートされたPDFファイルを表示



冒頭でもふれたように、バージョン管理は以外と面倒な作業です。特に多くのユーザーが関わる場合、どのファイルが最新のファイルになるのか、人の作業だけではカバーしきれない要素があります。AOSデータルームでは、[最新バージョンをアップロード]を選択するだけで、それが可能になります。進行中の案件などで、活用するとよいでしょう。